01
内容归档
起点- 服务内容
- 把散在不同人手里的说明文档、操作手册和历史版本集中起来，统一命名与编号，整理成一份按分类排好的资料目录。
- 交付物
- 资料目录、编号台账、分类标签表。
- 适用场景
- 同一份文档出现了好几个版本，谁也说不清哪份最新；新同事接手时找不到入口；对外提供的资料每次都要临时找。
- 周期
- 属于单次交付。资料量越大，整理轮次越多，开始前会给出一份排期。
01
每项服务都按四段写，看完一段就能判断
先看适用场景像不像你手上的情况，再看周期能不能配合你的时间表，最后看交付物里有没有你要的东西。四项对上了，这项服务就值得往下谈。
服务内容
这一次具体做什么、覆盖到哪些范围，包括中间要你配合的环节。
交付物
做完之后你能拿到哪些文件，验收时对照的就是这几样。
适用场景
什么样的处境适合用这项服务，多半是资料散、入口深、版本对不上这几类问题。
周期
属于单次交付、季度维护还是年度迁移，方便你把它排进自己的计划。
02
五项服务，从归档一路到迁移
五项服务之间有先后关系：先有编号，才有稳定的下载入口；资料齐了，检索索引才有意义；旧版本要换新编号，迁移对照表就得跟着做出来。
02
入口优化
依赖 01- 服务内容
- 调整资料入口的位置与层级，把下载与检索放到第一屏就能看见的地方，减少中间的跳转步骤。
- 交付物
- 入口布局方案、点击路径对照表、上线检查清单。
- 适用场景
- 来访者反复问“资料在哪儿”；手机端要往下滑很久才找到下载按钮；合作方每次都要你手动发文件过去。
- 周期
- 属于单次交付，通常和内容归档排在同一个阶段推进。
03
资料下载
依赖 01- 服务内容
- 开放成型文档的直接获取，覆盖服务手册、操作指南、版本说明、品牌素材四类，每一份都带编号与修订轮次。
- 交付物
- PDF、XLSX、PNG 三类文件；操作指南额外提供适配手机竖屏的排版版本。
- 适用场景
- 需要打印出来带到现场；需要放进内部培训材料；需要标准标识与色值做对外物料。
- 周期
- 文件随时可取；资料本身按季度刷新，编号和轮次同步变化。
04
检索支持
依赖 03- 服务内容
- 建立一套站内检索索引，支持按标题、标签、编号三种方式匹配，输入即出结果，命中片段会高亮出来。
- 交付物
- 检索索引表、关键词对照表、命中规则说明。
- 适用场景
- 只记得编号记不住文件名；按场景找资料却不知道归在哪一类；多人同时找同一份文档。
- 周期
- 随资料季度更新同步刷新，属于季度维护的一部分。
05
版本迁移
依赖 01、03- 服务内容
- 把旧版资料迁到新的编号与结构下，历史版本继续保留可查，新旧编号之间的对应关系逐条记下来。
- 交付物
- 迁移对照表、版本台账、新旧编号索引。
- 适用场景
- 品牌改版、编号规则调整，或者手里的旧资料还要继续被引用和核对。
- 周期
- 属于年度迁移，按阶段分批推进，迁完一批核对一批。
03
四类资料，各有各的编号前缀
服务手册、操作指南、版本说明、品牌素材四类加起来 46 份。编号由类别前缀加年份和三位序号组成，在站内检索里直接输入编号，就能跳到对应的那份资料。
服务手册
12 份写给对接人与执行团队看的服务范围、交付标准和协作方式说明。谈合作之前先翻一遍，能省掉一轮来回确认。
操作指南
16 份按步骤写清每一步做什么，现场拿着手机也能照着走。行宽和字号按竖屏调过，不用来回缩放。
版本说明
11 份记录每一轮改了什么、哪些内容被替代、从哪一版开始生效。手里拿着旧文件时，对照一下就知道还能不能用。
品牌素材
7 份标识、色值与基础版式，供合作方直接放进设计稿或演示文件。配套的 PDF 说明里写清了使用范围与留白要求。
04
交付的五样东西，验收就照这份清单
不管是归档、检索还是迁移，最后落到你手里的都是可以打开、可以继续编辑的文件，不是口头结论。
- 资料目录 —— 全部资料的名称、编号、分类与存放位置
- 编号台账 —— 每个编号对应的资料、版本与修订轮次
- 版本对照表 —— 新旧版本之间的替代关系与生效时间
- 检索索引 —— 标题、标签、编号三条匹配路径的索引表
- 迁移对照表 —— 旧编号到新编号的一一映射
验收时按三项查：编号有没有重复，文件能不能和目录一一对上，旧版本有没有断档。查出缺漏的，在交付期内补正。
05
三种推进节奏，配三种不同的计划
一次做完、每季接着做、按年分批做，选哪种取决于你的资料会不会持续变动。不确定的话，先按单次交付起步，后面再切到季度维护。
单次交付
适合一次性整理、入口调整或方案上线。
确认需求后排期，按排期表推进，成果交付后进入验收。后续没有大范围变动，就不需要重复投入。
一套完整成果文件，包含目录、台账与索引。
季度维护
适合资料要持续更新、编号与轮次跟着走的团队。
每季安排一轮，新增或修订 8–12 份文档，编号与修订轮次同步刷新。
刷新后的资料目录、编号台账与检索索引。
年度迁移
适合版本切换、编号规则调整，且历史资料还要继续可查的情况。
按阶段分批推进，迁完一批核对一批，旧编号不删，保留追溯线索。
迁移对照表与版本台账，旧新编号一一对应。
06
格式、版本号与取用方式
拿到文件之后怎么打开、怎么判断手里的还是不是最新版、怎么在站内快速定位，这一节一次讲清。
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PDF
服务手册与版本说明的主格式，适合打印、存档和转给团队传阅。查看需要常见的 PDF 阅读器，电脑和手机系统大多自带。
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XLSX
编号台账、版本对照和检索索引用这个格式，方便你在自己的表里继续筛选、比对和补充。
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PNG
品牌素材以 PNG 提供，可直接放进设计稿或演示文件；色值与使用范围另附一份 PDF 说明。
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手机版
操作指南额外提供一份按手机竖屏排好的版本，行宽更窄、字号更大，现场照着做不用来回缩放。
文件名末尾带版本轮次，例如 YB-S-2024-018-R8 表示服务手册类第 18 份、第 8 轮修订。看到 R 后面的数字变了，说明这份内容已经更新过。
在站内检索里直接输入编号，命中后跳到对应的资料项；也可以按四类分类浏览，或者搜标题里的关键词。三种方式都能定位到同一份文件。